اتوماسیون فرایند داخلی یعنی چه؟
اتوماسیون فرایند داخلی یعنی تبدیل گردش‌های دستی و وابسته به کاغذ، پیام و پیگیری شفاهی به مراحل دیجیتال، شفاف و قابل اندازه‌گیری. درخواست مرخصی، تخفیف فروش، خرید، پرداخت، قرارداد یا خدمات داخلی می‌تواند در یک کارتابل ثبت و تا نتیجه نهایی پیگیری شود.
مشکلات گردش‌های دستی
در روش سنتی مشخص نیست درخواست نزد چه کسی است، چه زمانی ارسال شده و چرا متوقف مانده است. نسخه‌های متعدد فایل، تأییدهای شفاهی و نبود تاریخچه نیز کنترل و گزارش‌گیری را دشوار می‌کنند.
اجزای یک گردش کار مناسب
• فرم استاندارد برای ورود اطلاعات
• قوانین مشخص برای تعیین مسیر
• مسئول و زمان هدف برای هر مرحله
• اعلان و یادآوری خودکار
• ثبت تصمیم، توضیح و مستندات
• امکان گزارش‌گیری از زمان و گلوگاه‌ها
از کجا شروع کنیم؟
فرایندی را انتخاب کنید که پرتکرار، زمان‌بر و دارای قواعد نسبتاً روشن باشد. وضعیت فعلی را رسم کنید، مراحل غیرضروری را حذف کنید و سپس نسخه ساده دیجیتال را اجرا کنید. اتوماسیون یک فرایند نامناسب فقط همان مشکل را سریع‌تر تکرار می‌کند.
نقش کارتابل
کارتابل هر فرد وظایف، اولویت‌ها و موعدها را یکجا نشان می‌دهد. مدیر نیز می‌تواند درخواست‌های معوق، زمان متوسط هر مرحله و حجم کار واحدها را مشاهده کند. این شفافیت نیاز به پیگیری تلفنی و پیام‌های مکرر را کاهش می‌دهد.
کنترل و انطباق
ثبت کامل تاریخچه نشان می‌دهد چه کسی، در چه زمانی و بر چه اساسی تصمیم گرفته است. سطح دسترسی و تفکیک وظایف نیز می‌تواند متناسب با سیاست‌های سازمان اعمال شود.
اتوماسیون داخلی در IRD365
IRD365 امکان مدیریت فرایندهای مشتری‌محور و گردش‌های داخلی را در یک پلتفرم مبتنی بر Microsoft Dynamics 365 فراهم می‌کند. سازمان می‌تواند از یک فرایند شروع کند و با رشد نیازها، فرم‌ها، قوانین و گزارش‌ها را توسعه دهد.
جمع‌بندی
اتوماسیون موفق با شناخت مسئله آغاز می‌شود، نه با پیچیده‌کردن ابزار. یک فرایند پرتکرار را انتخاب کنید، هدف زمانی و شاخص موفقیت تعیین کنید و پس از دریافت بازخورد کاربران، مرحله‌به‌مرحله گسترش دهید.